Na kraju svakog meseca u domaćinstvima ostaju novi računi i potvrde o plaćanju, pa se papirna dokumentacija vremenom pretvara u gomilu. Ipak, pre nego što stare uplatnice završe u smeću, važno je proveriti na koju se obavezu odnose i da li postoji drugi pouzdan dokaz da je račun plaćen.
Za račune za struju, vodu, grejanje, gas, održavanje čistoće, telefon i druge usluge koje se pružaju domaćinstvima za potrebe domaćinstva, Zakon o obligacionim odnosima predviđa jednogodišnji rok zastarelosti potraživanja.
To, međutim, ne znači da dug automatski nestaje čim prođe godinu dana. Sud na zastarelost ne pazi po službenoj dužnosti, već dužnik mora da istakne prigovor zastarelosti ukoliko poverilac posle isteka roka pokrene postupak naplate. Rok može biti i prekinut, na primer priznanjem duga ili pokretanjem postupka pred sudom ili drugim nadležnim organom, posle čega počinje da teče iznova.
Zbog mogućih grešaka u evidenciji, naknadnih potraživanja ili spora sa pružaocem usluge, najbezbednije je sačuvati račun zajedno sa dokazom o uplati. Ako građanin poseduje potvrdu da su sve obaveze izmirene, pojedinačne stare uplatnice uglavnom više nisu jedini dokaz na koji mora da se osloni.
Kako piše Blic, korisnici JKP “Infostan tehnologije” mogu da zatraže potvrdu o izmirenim obavezama. Prema objašnjenju predstavnice sektora naplate tog preduzeća, nakon dobijanja potvrde moguće je odložiti pojedinačne dokaze o uplatama za period koji je njome obuhvaćen.
Koliko dugo treba čuvati račune
Račune za komunalne i srodne usluge koje se pružaju domaćinstvima preporučljivo je čuvati najmanje godinu dana. Ipak, građani koji žele dodatnu sigurnost mogu dokaze o uplati čuvati duže ili ih prebaciti u digitalnu arhivu.
Važno je da se jednogodišnji rok ne primenjuje na svaku vrstu računa i svakog korisnika. Poseban rok iz Zakona o obligacionim odnosima odnosi se na određena potraživanja prema domaćinstvima, dok za pravna lica i druge obaveze mogu važiti drugačiji rokovi. Zbog toga stare potvrde koje se odnose na poreze, sudske postupke, ugovore, kupovinu vrednije robe, osiguranje ili nepokretnosti ne treba uklanjati samo na osnovu pravila koje važi za račune domaćinstava.
Garancije i fiskalne račune za tehničku robu, nameštaj i druge proizvode treba čuvati najmanje dok traju garancija i zakonska prava potrošača. Dokumentaciju povezanu sa nekretninama, kreditima, sudskim odlukama, nasledstvom i drugim dugoročnim pravnim odnosima potrebno je čuvati znatno duže, a pojedine isprave i trajno.
Elektronsko plaćanje nije razlog za nepažnju
Plaćanje putem mobilnog ili elektronskog bankarstva olakšava čuvanje evidencije, ali nije dobro oslanjati se isključivo na istoriju transakcija koja je dostupna u aplikaciji. Posle promene banke, aplikacije ili uređaja stariji podaci možda neće biti odmah vidljivi korisniku.
Zato je korisno da se potvrda o svakoj važnijoj uplati preuzme u PDF formatu ili fotografiše i sačuva na najmanje dve lokacije. Jedna kopija može da ostane na računaru ili telefonu, a druga u pouzdanom servisu za čuvanje podataka ili na eksternom uređaju.
Dokumenti bi trebalo da budu raspoređeni po godinama i vrstama troškova, sa jasno označenim nazivima datoteka. Na taj način dokaz o uplati može brzo da se pronađe ako se u evidenciji pružaoca usluge pojavi dug koji je već izmiren.
Stare račune ne treba bacati cele
Računi i uplatnice često sadrže ime, adresu, broj korisnika, broj računa ili druge podatke koji mogu biti zloupotrebljeni. Zbog toga ih ne treba bacati cele u običan otpad.
Najbezbednije je uništiti ih u seckalici za papir ili iseći delove na kojima se nalaze lični i finansijski podaci. Pre toga treba proveriti da li je sačuvana digitalna kopija ili pribavljena potvrda o izmirenim obavezama.
Najjednostavnije pravilo glasi: račune domaćinstva treba čuvati najmanje godinu dana, ali ih ne treba uklanjati dok ne postoji pouzdan dokaz da su obaveze plaćene. Za dokumenta koja se odnose na imovinu, poreze, kredite, sudske postupke, garancije i druge dugoročne obaveze važe drugačija pravila i njih ne treba poistovećivati sa mesečnim računima za režije.
